话语操纵术-第13部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
经典案例
问题：你不小心点击了“回复全部”，把邮件发给了一些本不应该看到这封邮件的人。怎么办？
解决方案：这完全取决于你把邮件发送给了多少人，以及对方是否能够忍受你的这种做法。一般来说，最好的办法就是立刻拿起电话，抚慰对方的情绪—你可以跟对方解释你刚才是无心之过，今天心里比较乱，不小心点错了等等。如果收件人是你的家人或好朋友，只要这样做就可以，但如果对方是一位客户—尤其是位新客户—你的麻烦就大了。
最好的办法就是防患于未然。一定要在写完、审读完邮件之后再输入收件人地址。当你百分之百确信你在邮件中写的就是你想说的内容之后，再输入收件人地址，然后在发送邮件之前反复确认收件人的姓名和邮箱地址。
偶尔给自己“断电”
曾经有一次，我的一位客户詹姆斯就像飓风一样冲进办公室—此时距离我们约定的时间已经过了20分钟，只见他一手端着咖啡，一手拿着文件包。走进办公室之后，他一屁股坐在办公桌后面（这时我已经来到这间办公室一个小时了）。
他一把把公文包扔到桌子上，一股脑儿掏出自己的移动电话、黑莓手机和笔记本电脑，并逐个打开。打开笔记本电脑之后，他立刻开始修改自己当天早晨在家里起草的备忘文件。
到这时为止，他根本没有跟我打过任何招呼。
我来这家公司的目的是跟他讨论公司即将启动的一项电子商务计划，但眼睁睁地看着他疯狂地忙了近半个小时（不停地翻文件、打电话、回邮件）之后，我决定上前打断他，问他是否还记得我就在他面前。
他抬头看了我一眼，大声说道：“我当然知道。可我一大早就收到了150封邮件，我刚刚回完邮件，这些问题似乎都已经自然而然地解决了。按照这样子下去，我什么也做不了。你在这里坐的每一分钟我都要付钱，可我甚至无法抽出时间来跟你谈话。我真的不知道自己到底该怎么做了。”
我直愣愣地看着詹姆斯，说道：“为什么不关上电脑、电话，还有你的黑莓手机呢？”
詹姆斯看着我，他的表情好像我脑门上长出了两根天线：“啊？！”
“我是说，你可以在接下来的一个小时里关上手机，让你的电脑处于休眠状态，把所有注意力都放在我身上。”
你是否也出现过这种情况，你感觉手头的事情总是处理不完，你忙来忙去，却搞不清自己究竟要做什么。你在不停地忙碌，却感觉自己什么也没做成。
当今社会有一个普遍的误解，认为科技进步一定能够大大提高人们的工作效率。可事实上，越来越多的研究表明，那些懂得给自己“断电”的人要比总是24小时在线的人效率更高—很多人把电子邮件看成是生命线，这可真是大错特错了！
电子邮件在某些时候的确可以成为一种很不错的沟通工具，比如：
● 作为会议结束之后的跟进工具；
● 作为一种明确各自任务的工具；
● 作为一种让那些无法参加会议的人始终了解项目进展的工具；
● 作为一种跟家人和朋友更快沟通的工具，比如回复午餐邀请等；
● 作为一种跟保姆确认工作时间的工具；
● 作为一种确认截止日期（特别是对于那些总是无法兑现承诺的人）的工具。
在21世纪，电子邮件已经成为一种至关重要的沟通手段，我们无法想象，在今天这个忙忙碌碌的世界里，如果没有电子邮件，我们的生活将会怎样。但是，正如我前面所讲过的，电子邮件同时也会带来一些负面影响，比如沟通过程中的误解和混乱等。
如何提高电子邮件的回复率
在使用电子邮件时，人们面临的最大问题之一就是，如何让接到邮件的人及时回复你的邮件？想想看，你是否经常在给人发送一封邮件之后，当天反复刷新四五十次，却发现对方始终没有回复？（你甚至会暗暗告诉自己：“可能对方的邮箱出了问题，也可能是服务器太慢了。”）没错，很多人都有过坐电梯的经验—好像你拼命多按几次按钮，电梯就会来得更快。那么怎样才能让收件人尽快回复呢？下面是一些有用的建议：
● 邮件标题一定要具体。尤其是在当今这个信息爆炸的时代，每个人每天都会接触到海量信息，如果你每次总是使用同样的标题，你的信息很可能会被淹没在大海之中。没有人喜欢总是被骚扰，我自己就是一个例子。在过去6个月中，我一直在一家委员会担任董事，但我只是处于边缘位置，并不参与委员会的许多工作。可即既便如此，我每天都会从委员会主席那里收到5封邮件—所有邮件的标题都一样。我仔细看了前50封，每次都发现这封邮件其实跟我没有任何关系，一段时间之后，我决定放弃。记住，在发邮件时一定要用心撰写标题。
● 千万不要在标题栏提供全部信息。很多人都会这么做，但结果可能只会适得其反。一定要记住，大多数人只会看邮件标题栏的前10个字，所以如果你希望对方打开你的邮件，标题最好不要超过10个字。一定要谨慎使用这10个字。这些字应该非常简单，比如“周六晚乔家派对”或者“CEO只有周一在等”。
● 标题一定要能让收件人去阅读邮件正文。邮件标题一定要精简，字数能少就少。比如“请在周一之前把我借给你的《气场是个什么玩意儿》和《优雅》还给我”，你完全可以改为“请尽快归还《气场是个什么玩意儿》和《优雅》”。用语不能太模糊，“操场委员会”或“委员会会议”之类的话会让人根本不知道你在讲什么。“委员会将讨论操场重建事宜”则要清晰许多。
● 不要把电子邮件当成是实际的对话。当你跟一个人面对面交谈时，你会使用各种身体语言、面部表情、语调变化等。即便是通电话，你的声音也可以传达很多信息。但在邮件中就不同了，比如如果你想要在邮件中讽刺某件事情，对方很可能就根本看不出来。
● 绝对不要全部使用大写字体。全部使用大字体只会增加阅读的难度，不会有任何其他好处。
● 如果不需要某个人参与进来，千万不要把邮件抄送给他。想想看，如果收件人发现你同时把邮件抄送给很多跟他毫不相关的人，他会有何感想？千万不要把你认为非常可笑的笑话或照片发送给所有朋友，那样会让你的朋友看轻你之后发送的所有邮件。听说过《狼来了》的故事吗？发送太多这样的邮件只会让人不重视你的邮件。
● 如果你要在给对方回复邮件时回答很多问题，一定要把对方在发给你的邮件中提出的问题重新粘贴一遍，但千万不要用大写字体。如果想要对方看清你的回复，不妨把你的话换种颜色，或者也可以在那些比较重要的话下面划上强调线。
● 如果必须在标题栏里放上很多信息，就要把最相关的信息放到最前面。想想看；“关于图尔萨这场会议，我觉得我们应该在……”和“起飞前30分钟JFK出发大厅见”这两个标题，你觉得哪个更好？
● 邮件要简短。经验证明，邮件越短，就越有可能被读完。比较长的邮件会让收件人读到一半就厌烦，他在读邮件过程中会被各种事情打断，从而影响邮件的效果。如果你的确需要发送一封比较长的邮件，不妨用Word文档格式发送，然后在邮件中用很多标题把它分段。
如何提高自己的可信度
一个可信的人总是能够提供积极的结果，这种人声誉总是很好。一个可信的人往往能够在约定时间内百分之百地完成自己承诺的工作。在这样一个时代，99。9％的完美度都会影响你的个人声誉。
要想成为一个可信的人，你不仅需要按时兑现你的承诺，而且要让你所接触的人意识到这一点。所以在跟对方沟通时，你一定要表现出自己的客观性、职业道德和个人诚信。每一份工作都要做到一百分。
在跟个别人打交道时，自己一定要表现得（至少看上去）很清楚你在做什么。你一定会觉得这话说起来容易做起来难，但事实并非如此。
当你在传达信息时，尽量拿出证据。要用一些看得见摸得着的例子来支持你的观点，不要只是用模糊的语言来夸夸其谈。
一定要记住：形容词是最不值钱的东西，你需要尽可能多用名词来陈述事实、统计信息或其他有说服力的信息，要用强有力的例子来说服人们按照你的建议行动。太多形容词会让你的话语显得空洞而不切实际，让人感觉像是在雾里看花，最终烟雾散去之后，对方会感觉从你这里一无所获。
切忌不可夸张，不可赌咒发誓。虽然很多人都喜欢发誓，但毋庸讳言，如今的誓言正变得越来越廉价，根本不会让你的话更有说服力。事实上，它反而会降低你的可信度。
可信度关乎你的过去、现在，还有未来。如果你希望未来能得到提拔，你必须想想5年以后自己将会是什么样子，并且现在就开始向着那个方向努力。
要想说服一个人站在你这一边，你必须让他们相信你的专业性。无论你是在组建一支团队来完成某个项目，还是要说服家长会其他成员同意你的提议，你都必须做大量的准备工作，你要让大家感觉你很了解自己正在做的事情，不管出现任何问题，你都有办法加以解决。
但你怎么才能既不吹牛，又让别人相信你是专家呢？要做到这一点，你必须大量提供你的成功案例。你必须让对方感觉你就是他们要找的那个人，他们不用看你的简历就知道你很清楚自己在谈什么。但具体该怎么做呢？讲故事。
你可以“透露”一些自己的个人经历：“当年我在哈佛教经济学的时候……”或者“当我主持住房委员会工作的时候……”或者“当我在政府部门任职的时候……”等等。这些都是你“一笔带过”的信息，但却会给对方留下深刻印象。然后你可以再提供一些具体的例子，比如说“我学到一点……”、“我们发现……”或者“当时我们的解决办法是……”等等。
这并不是在自我吹嘘—你只是在举例证明自己的能力而已。你可以在适当的情况下“蜻蜓点水”般地提到一些自己的往事，既自然又能让对方印象深刻。
当对方走神时……
有时对方会给你“判死刑”—他们决定不会再相信你了。当然，他们不会举手告诉你这一点，但下面一些信号可以告诉你，你的话语已经失去对他们的掌控能力了：
● 他们不断冲你点头，但眼神却非常空洞；
● 他们不会提出任何问题；
● 他们不会提出任何尖锐的问题；
● 他们根本记不清你说的各个要点之间的关系；
● 他们不会对你所说的事情发表任何观点；
● 他们的身体语言告诉你；“快点结束吧”；
● 他们在不停地跟身边的人窃窃私语，或者在不停地操作黑莓手机。
仔细观察他们的身体语言：双臂抱在胸前，眼睛看地，眼睛冲着你的方向但却根本没看你，或者在焦虑地摇晃身体……这些都是有用的信号。
通过建立关联来增加可信度
你可以不用建立任何关联就让人觉得你很可信吗？
当然可以，你只要�
