一个外企女秘书的日记-第5部分
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“其实，我觉得要防止外人窃取我们公司的机密这事还不难，难的事要防止我们自己在平时的无意识泄密，如公司文件在办公桌上乱放，起草完文件后把底稿往纸篓里一扔，工作笔记本不好好保管。特别是女孩子们喜欢与朋友聊天，说话时可能不太注意，有时还可能喜欢炫耀，说某某老总昨天晚上跟某某公司的老总一起打网球，或者后天老总到什么地方去出差，等等。这些说者无意，可能听者有心，因为我们的竞争对手，可能从我们公司领导跟谁打网球或到什么地方出差的信息中，寻找到对自己有用的信息；这些信息对于他来说可能就是情报，因此，今后大家在这方面要花更多的注意力。”
“如果是有业务往来的公司的秘书，与我们成了好朋友，晚上请我们去泡吧，或者唱唱歌，可以吗？”珍妮问科长。
“当然可以，不过最好和我们打个招呼。”科长回答说。
最后，两张音乐会的票给了艾丽丝。托尼问她准备跟谁一起去，艾丽丝说“这是公司机密。”
开飞机的小男孩（1）
五月某日
过了五一节，阳光就变得是那样的明媚，春风是那样的柔爽，让人感到生活是那样的美好。五一节前，科长让珍妮、玛丽、小石和我四个人利用五一节的假期，参加一个由台湾人举办的“高级秘书研修班”，连续三天。今天是第一天。当我走进挤满了上百人的大教室时，心里有一种重新回到学生时代的亲切感。
今天上午是由台湾讲师讲“秘书交流的技巧”。
“我们首先来讲‘听’的问题。我问你们，你们是不是觉得自己一生下来，就在听别人说话，所以，就认为‘听’是一种很容易的事？”
台湾老师大声地问。
“是。”后排有几个男生回答。
“不！如果要做到既听‘懂’，又听‘好’，是件非常不容易的事！”
台湾讲师讲课非常投入，不像我们在学校时老师讲课那么慢条斯理，他说——
“我先讲一个小故事。这个故事发生在美国。一个非常有名的电视节目主持人，在电视节目现场随机采访一个六岁的小男孩。
“‘杰克，你长大了想干什么？’主持人问。
“‘我……我长大了想当一名飞机驾驶员。’这男孩想了很久，有些结结巴巴地回答。
“‘如果你驾驶的飞机在大海上空飞行时，你突然发现你飞机油箱里的燃料不多了，不能飞到任何一个机场了，你打算怎么办？’主持人问。
“这小男孩思考了几分钟，之后回答说：‘我会要所有的乘客系好安全带，然后我就带着降落伞跳出去……’
“在直播现场的所有观众，都哈哈大笑。假设，当时你也在现场，你会不会笑？”
老师指着坐在前排的一个男生问。
“我肯定也会忍不住要笑的。”那男生站起身回答。
“你为什么觉得可笑？”老师咄咄逼人地问。
“因为这小男孩的回答充满了童趣。第一，他还不懂作为一个飞行员，不能抛下乘客独自逃生这一职业道德；第二，他如果真的要一个人逃生，他就不应该跟乘客打招呼告别。”
“你们大家都赞成这位先生的看法吗？”老师重新回到讲台中央，大声地问全班同学。
“同意！”有许多人回答。
“也就是说，你们都认为自己真的听懂了，这小男孩的话里的真正意思？”
听老师这么一反问，台下没有几个人说“是”了。
“不！”
老师看上去不单是激动，更多的愤怒！虽然他穿的是白衬衣，打的是黄领带，但他那神态就像哪座庙里泥塑的赤目金刚！
“不！你们一点也没听懂！一点也没听懂！”
教室鸦雀无声。
“当时，这位主持人并没有笑。”
老师的情绪很快平静下来。
“他凭直觉感到，独自逃生并不是杰克的真正意思。他要等待。慢慢地，他发现杰克流眼泪了。于是，他问杰克：‘你为什么要一个人跳出飞机？’
“杰克回答说：‘我要马上去找燃料；找到燃料后我要回来。’
“‘我要回来！’这才是杰克的真正想法，你们当中有谁，有谁真正听懂了杰克的这个意思？！”
我们既感到震撼，又感到豁然开朗。
“连一个六岁的小男孩的话，都不是那么容易听懂，你们还认为‘听’是一件很容易的事吗？”
老师指着前排一个戴眼镜的女生问：“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话？”
可能是不好意思，女生站起来后没有回答老师的问题。
“要‘听’懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完，知道吗？让对方把话说完，不仅能完整地听懂对方的意思，而且也是对对方的尊重，表现你的涵养。作为秘书，涵养非常重要。”
台湾老师早已换成一副亲切的面孔，笑着说：“另外，如果你是在进行商务谈判的话，你就要让对方多说，让他把想要说的话都说完，他把话说完之后，就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理；相反，你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽，进行攻击，后发制人。”
开飞机的小男孩（2）
台下有几个男生笑了起来。
“但是，我想问，在座的各位秘书先生和秘书小姐，你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗？”
真是不问不知道，一问吓一跳。作为秘书，我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病——不论是在接受领导指示的时候，还是在与客人交谈的时候，只要一遇到没有听懂的地方，马上就会插话，似乎不马上问个明白就再也没有机会似的；有时虽强忍着让对方把话说完了，但当对方的话音刚落，你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去，不给对方一个喘息的机会。
如果仔细反思，在我们秘书的日常工作中，从打电话到端茶送水，有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病？细节就是质量，而质量就是生命，这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理，可在我们这些号称白领的秘书的头脑里，有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念？现在所有的工人都知道，如果他们在工作中马马虎虎，产品出现质量问题，在市场上卖不出去，他们拿不到工资，他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题，将来会不会也面临下岗的问题呢？想想真可怕！
“在与领导或客人交谈的时候，如果遇到没有听懂的地方，可先把问题记在纸上，待对方把话全部讲完之后，慢慢地把问题一个一个地提出来，这样不仅效果会好得多，而且双方会更融洽。”
课间休息之后，老师讲如何“听好”的问题，主要是强调在对方说话的时候，要注意力集中，不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候，你最好看着对方的眼睛，这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候，你看着他的眼睛，他会觉得你信任他，尊重他，因此，他也会对你产生一种自然的亲近感。当然，让你看着对方的眼睛，不是让你死死盯着他，眼睛一动也不动，那样人家还会以为你要吃了他。”
老师的幽默，引起台下一阵哄笑。
“另外，在听别人说话的时候，你要有所表示。当对方说到关键的时候，或者快要说完的时候，你点点头，小声附和几句，让对方知道你是真正听明白了；如果对方滔滔不绝地说着，你无动于衷，或者显得非常紧张，对方也会感到兴趣索然。记住，无论是在接受老板的指示，还是听取客人的情况介绍，当他们说完之后，一定要对他们说话内容的重点重复一遍，特别是约会的时间和地点等，这样既可避免出现差错，也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶，看了看手表，离下课还有几分钟，就笑着说：“最后，我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候，不管自己是不是真正听明白了，在老板说话每次停顿的时候，你最好点点头，说个‘是’，这样，对于你的老板来说，是一种很好的心理享受，因为他既感到你的活泼与妩媚，也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班，但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话，就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒，而有的人只要十秒或九秒多；一百米跑十秒和十五秒，在跑步的姿势上没有什么本质的区别；它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些小节，将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。
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*五月
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给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。比方，有些客人虽没有提前约好，但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他来访的目的是什么。
“ｏｆｆｉｃｅｗｉｆｅ”（1）
五月某日
北京的春天实在太短暂了，没有几天的功夫，气温像火箭一样直往上冲，今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大，早晨出门上班的时候，还感受不到炎热的威胁。
上午孙总去中关村的先创公司谈判。
我在前台值班。预约的客人不多，我便取出上个星期孙总到四川出差的票据，开始一张一张地整理。
十点钟，美国ＣＴＩＶ公司北京办事处文小姐打来电话，说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知，必须在这个星期天之前返回纽约，所以，原订下个星期二与孙总的会谈，希望能提前到这个星期五，也就是明天，即使是今天下午也行，否则，会谈只能无限期延迟，请孙总于今天中午十二点之前给予确认。
怎么办？
孙总今天和明天的日程已排得满满的，可与ＣＴＩＶ公司的合作又非常重要，据说马来西亚的一家公司也在与ＣＴＩＶ公司谈判，如果不尽快落实，我们可能就要前功尽弃。可是，这是不是ＣＴＩＶ公司在玩欲擒故纵的游戏呢？
正当我在琢磨这事的时候，营业部的金科长来找孙总，说他打孙总的手机打不通，孙总已关了手机。我说孙总正在谈判，有什么事急着找孙总。金科长说上海那边来电话，上海这几天正在刮台风，我们帮安徽进口的一条生产线下不了船；安徽那边来了几个电话，说他们开工典礼都准备好了，市里许多领导要出席，就在等我们这条生产线；如果这条生产线不能按时到货，开工仪式就得推迟；用户很着急，说政治上的损失远大于经济上的损失，如果有可能，请孙总去趟安徽，与对方协调一下。
我把金科长的意思记录下来。
十一点整，孙总该开手机了，我正准备给孙总打电话，孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶，现在塞车，堵在三环路上；他与先创公司的谈判很顺利，让我赶紧起草合作协议，下午一上班就交给他；再就是跟姜总请示一下，今天下午三点以后有没有空，如果有空，他想向姜总汇报与先创公司合作的问题；我想向他汇报美国ＣＴＩＶ公司的事，他马上打断我的话，说等他回公司再说，他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近三万来字，要在下午一上班就做好交给孙总，怎么来得及？！对，我想起来了，前几天玛丽利用金山公司做ＷＰＳＯｆｆｉｃｅ软件的模板功能，做了一个公司合作协议的专用模块，我只要将过去的谈判备忘录上的内容，按模块的
